Unterbesetzte Büros im öffentlichen Sektor, das klingt vertraut? Jeder Mitarbeiter hat bereits sein festes Aufgabengebiet. Mit dem Wandel der Aufgabenverteilung und der Transformation der Tätigkeiten in Zeiten der Digitalisierung im öffentlichen Sektor, gilt es zu überprüfen, ob diese Aufgabengebiete und Prozesse nicht überprüft und angepasst werden sollten. Und welche Rolle spielen soziale Netzwerke in den bestehenden Prozessen und dem Organigramm einer Verwaltung.
Bis Ende 2022 sollen dem Bürger alle Behördengänge online zugänglich gemacht werden. Mit dem Wandel zu dieser digitalen Beziehung mit den Einwohnern einer Gemeinde oder Stadt stellt sich die Frage, ob damit nicht auch die Kommunikation zusammenhängt.
Es gilt längst nicht mehr die Hierarchie von einem Bürgermeister im Rathaus sitzend und vielen Verwaltungsangestellten, welche Anfragen persönlich oder am Telefon entgegennehmen.
Heutzutage kommentiert man einfach unter einen geposteten Beitrag der Gemeinde, um seine Meinung oder Anliegen zu teilen.
Die POSITIV-Studie des Fraunhofer-Institut untersucht diesen Trend zur direkten Kommunikation zwischen Verwaltung und dem Bürger. Und sieht vor allem für kleinere Regierungsbezirke eine Chance, mit den existierenden Ressourcen eine funktionierende Webpräsenz aufzubauen und damit das Vertrauen des Bürgers in das Handeln zu stärken.
Außerdem können Prozesse kosten- und zeitoptimiert werden, da mit der digitalen Unterschrift und einer kurzen Benachrichtigung auf dem Handy möglicherweise Termine und materielle Ressourcen überflüssig werden.
Ein negativer Aspekt vieler Plattformen kann sein, dass diese nicht DSGVO-konform sind. Die Verifizierung der Telefonnummer und eine vertragliche Absicherung schafft Abhilfe.
Einem Netzwerk mit anderen öffentlichen Kommunen beizutreten sorgt für zusätzliches Vertrauen in einen Anbieter, und triggert den Hub-Effekt.
Stetiges Lernen, was in der Praxis funktioniert und kontinuierliches Anpassen einer Plattform, die für öffentlichen Verwaltungen erstellt wurde, ist ein wichtiger Faktor.
Die POSITIV-Studie des Fraunhofer-Institut verrät, dass Nutzer lediglich Unzufriedenheit an den Tag legten, wenn Sie keine Reaktion auf Ihre Kommentare oder Nachrichten vonseiten der Kommune erhielten.
Daher stellt sich für jede öffentliche Verwaltung die Frage, wer ist für die digitale Beziehung mit den Bewohnern verantwortlich.
Gibt es einen Beauftragten im Team, welcher für das Managen der sozialen Netzwerke zuständig ist?
Vor allem in kleineren Gemeinden ist es oft schwierig, eine Person nur für diesen Tätigkeitsbereich einzuteilen. So gelangt das Überblicken der Aktivitäten auf den sozialen Kanälen oft in den Hintergrund. Besonders wenn mehrere Kanäle betätigt werden zur Kommunikation mit dem Bürger.
Wenn für das Senden von Massennachrichten, Updates aus dem Rathaus, Einladungen, Beschwerdemanagement, Umfragen, Warnungen und anderen, personalisierten, an die Gemeinde angepasste Funktionen, in einer Plattform überwacht werden können, vereinfacht das den Prozess ungemein.
Auf MUNIPOLIS, der Datenschutz konformen, All-in-one-Plattform, steuern bereits mehr als 2500 Kommunen in Europa Ihre digitale Kommunikation mit ihren Bürgerinnen und Bürgern.
Wir unterstützen jede unserer Partnergemeinden durch einen persönlichen Account-Manager und Marketingbeauftragten, welcher den Übergang zum digitalen Zeitalter in Ihrer Gemeinde nahtlos und zum Besten für alle Beteiligten gestaltet.
